貸し会議室は会議のほか交流会やセミナー開催など、さまざまな用途に利用できます。しかし、いざ利用するとなると、どの場所を借りればよいか迷うこともあるでしょう。

そこで、貸し会議室を選ぶときにチェックしておきたいポイントと選び方、探す際に便利なサイトをまとめてご紹介します。

貸し会議室の選び方!チェックポイント

貸し会議室を選ぶ際にチェックしておきたいポイント、選び方のコツについてご紹介していきます。

アクセスの良さ

利用するメンバー全員が場所の分かっている会議室であればよいですが、駅から離れている、土地勘がないと分かりにくいなどの場所だと、呼ぶ相手が不便に感じる可能性があります。

基本的にはさまざまな路線からアクセスしやすい、ターミナル駅の最寄りの会議室、もしくは駅から離れているのであれば、近隣に駐車場がある場所をおすすめします。

会議室の広さ

会議室を選ぶ際は、広さや席数も重要です。使途や利用人数に合わせて部屋を選ぶとよいでしょう。大抵の貸し会議室は広さ(平方メートル)や定員数、実際の写真を示しているので、参考にしてください。

使途別の選び方のポイント

着席で会議や講義を実施:人数分の机・イスを置く広さが必要

規模の大きい試験を実施:施設内の全会議室を貸し切る

講演会の実施:室内の机をすべて撤去し、椅子のみのシアター形式

このように、使途で必要になる広さや収容人数が異なります。あわせて、人数に対するトイレ数なども確認しておくとよいでしょう。

また、机・イスなどの配置には「スクール形式」「シアター形式」「コの字形式」「ロの字形式」などがあります。広さや人数を基に考慮しておく必要があります。

料金

料金は立地や設備で異なります。都心やターミナル駅の近くほど割高です。また、同じ部屋でも利用する時間帯(午前/午後、夜間、終日など)で変動します。多くの場合、午前中の料金は割安です。

1時間ごとのレンタル料が設定されている会議室も多いため、短時間の利用を検討中であればこのようなプランのある場所だとムダなコストを抑えられます。

設備・備品

使途によって必要な設備や備品があることでしょう。なにが必要かピックアップしておき、それが利用できる会議室なのかをチェックしてください。おもに必要となるものの一例をご紹介します。

必要性の高いもの

  • ホワイトボード(マーカー・イレイザー)
  • プロジェクターorモニター(スクリーン)
  • レーザーポインター
  • ステージ、司会台
  • マイク
  • 机、イス
  • ネット回線、LANケーブル(Wi-Fi)
  • 延長コード
  • ハンガーラック

あると便利なもの

  • スリッパ
  • ウォーターサーバー
  • パーティション
  • 複合機
  • 冷蔵庫
  • 飲食物(弁当/お菓子など)

機材の持ち込み・飲食の可否

パソコンやプロジェクターなど、機材を使用する場合は持ち込みが可能かどうか、確認しておく必要があります。電気の使用量が大きい機材を使用したい場合も、相談しておきましょう。

インターネットを利用したい場合は、ネットワーク環境の可否も調べておいてください。また、飲食を伴う利用を検討しているのであれば、飲食物の持ち込み可否も確認が必要です。

貸し会議室を探せるおすすめサイト

つづいて、貸し会議室を検索できるおすすめのサイトと、それぞれの特長をご紹介します。

会議室.COM

国内最大級の貸し会議室検索サイトです。全国各地、駅・路線(エリア)や目的、利用人数などを入力することで、最適な会議室を検索することができます。

一部の会場は「バーチャル内覧」といって会議室を360度見渡すことができるので、利用のイメージが湧きやすく、会場選びの参考になります。

初回利用の割引や、期間限定で割引されるなどキャンペーンを実施している会場も検索できるため、お得に利用したい方はこちらをチェックしておくのがおすすめです。

Instabase

会場タイプや場所、日時はもちろん、ワークショップでの利用やBBQができる場所など、珍しい、こだわりの条件でも会場を探せるサイトです。口コミ機能もあり、利用者の生の声も分かります。

テレワークなど一人でも使えるワンコインの個室スペースや、フィットネス向けスペースなど、さまざまな施設が掲載されており、会議に限定せずあらゆる場面で活用できます。

施設詳細のページでは空室カレンダーも表示されており、いつでも空きをチェックして、利用する時間を指定するだけですぐに予約が可能です。

SPACEE

利用したい日時やエリアで検索できる、貸し会議室・レンタルスペースの検索・予約サイトです。「駅から探す」では、地図上に場所と金額が一覧表示されるため、ひと目で場所と金額を比較できます。

設備は非常に細かな部分まで説明があり、たとえばホワイトボードのマーカーの色から、ハンガーや電源の個数、トイレに音姫があるか、など心配りが感じられます。口コミ機能もあり。

SPACEE限定の格安スペースもあるため、お得な会場をお探しの方は、こちらもチェックしておくのがおすすめです。

まとめ

貸し会議室の選び方のコツやチェックしておくべきポイント、会議室の検索に便利なおすすめのサイトをまとめてご紹介しました。

紹介したサイトでは選び方で紹介したような、会議室の広さや用途別の検索機能、設備の詳細なども掲載されているため、検索の条件を絞り込めば、最適な会議室がカンタンに見つかることでしょう。

10人以下など少人数の利用であれば、そこまで細かく広さや設備など気にしなくてもよいかもしれませんが、それ以上での利用であれば、選び方を参考によく検討されることをおすすめいたします。