テレワークを導入する場合、対象の従業員が出社してタイムカードの打刻をすることはできません。そうなると、勤怠管理が課題として上がります。

最近は通常勤務とテレワーク双方で使える、便利な勤怠管理システムが増加してきています。このようなシステムはどういった機能があるのか、おすすめのシステムとあわせて解説します。

テレワーク導入課題のひとつ「勤怠管理」

テレワークは従業員が自宅や喫茶店など、好きな場所で効率よく働ける点が魅力です。しかし、対象の従業員を目視できないため、いつ作業しているのか、席を離れているか分かりません。

勤怠管理をしていなければ、従業員が仕事をサボってしまったり、反対に集中しすぎて残業時間を超過してしまったりする可能性もあります。

かといって勤務状況を把握するため、従業員にGPSの装着を義務付けたり、自宅に監視カメラを設置させたりするのは、行き過ぎた管理といえるでしょう。

テレワークの勤怠管理は「クラウド型勤怠管理システム」を活用

前述のようにテレワークはいつ勤務しているのか、また通常の勤務時間を越えて働きすぎていないか、などを目視で確認できないのが導入課題です。

とくに裁量労働制の場合、従業員が深夜残業(22時~翌朝5時)、もしくは休日出勤(振替休日なし)する際に割増賃金が発生するため、正確な勤務時間を把握する必要があるでしょう。

この問題に対し、テレワーク導入企業の多くは「クラウド型勤怠管理システム」を導入して管理する、という解決策を採っています。

クラウド型の勤怠管理システムを導入するメリット

クラウド型勤怠管理システムは、ITを利用して勤務状況の確認・管理をおこなえます。そのため、テレワークでの勤怠管理に最適です。これを導入するとどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

スマホ・PCから簡単に打刻

クラウド型勤怠管理システムは、インターネット回線に接続されているパソコン、スマートフォンなどであれば、どこにいても利用可能です。

操作もむずかしくなく、始業時や休憩時間の入り・終わり、終業時などに、このシステムから簡単に打刻できます。これだけで会社にいつから何時間勤務し、休憩したかどうかも伝えられます。

自宅勤務の従業員だけでなく、営業で外回りが多い従業員も、勤怠報告のために遠方から帰社したり、電話をしたりする手間がなくなる点もメリットです。

人事・給与計算システムとの連携

人事・給与計算ソフトと連携できる点も、大きなメリットです。まず、人事管理の面では社員番号と社員名、職種といった従業員データを入社・退職時にカンタンに作成・削除できます。

また給与計算の面では、タイムカードの記録がサーバー上にすべて保存されており、CSVデータに出力したり、サービスによってAPIで連携したりできます。

このため、タイムカードの記録を手動でExcelにまとめて、そこから給与計算する手間がなくなり、事務作業の負担軽減にもつながります。

勤務状況をリアルタイムで把握できる

タイムカードでの打刻だと、時間をずらしたり、従業員同士でなりすましたりなどの不正が起こることも考えられるでしょう。

その点、勤怠管理システムには指紋認証などの生体認証や、交通系ICカードを使って打刻するものがあります。また、スマートフォンの位置情報を活用したGPS打刻機能が搭載されたものもあります。

このような機能のある勤怠管理システムであれば不正を防げるだけでなく、従業員がいつ、どこで打刻したのかをリアルタイムに確認・把握できます。

勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システムは数多くありますが、どのサービスが自社に合っているか、どのようなシステムを選べばよいのかについて解説します。

管理者・利用者のどちらにも使いやすいか

基本的な部分ですが、管理者と利用者がともに使いやすいシステムであることは重要です。高度な機能が搭載されていても、それが複雑で使いこなせないようなら意味がありません。

勤怠管理システムは無料トライアル期間が用意されていることも多いので、試しに導入してみて、自社での利用に問題がないかを確認するとよいでしょう。

サポート体制はしっかりしているか

サポート体制の整ったシステムを選ぶことも重要です。いざ導入しても不明点があるとき、すぐ解決できなければ、今後の運用に影響する可能性も考えられます。以下のような部分を確認してください。

  • サポート料金(無料、有料)
  • 対応可能な日時
  • 電話か直接来てくれるか

関連システムとの連携はできるか

前述のように勤怠管理システムは人事・給与計算システムなどと連携できます。しかし、現在使用している既存システムと連携できるか、しやすいかなども確認しておく必要があります。

データを出力できるシステムであっても、既存システムとあわせて使うにはデータを大きく修正する必要があると、手間になってしまいます。連携のしやすさもトライアルなどで確認するとよいでしょう。

法令順守した勤怠管理ができるか

働き方改革関連法案で従業員の長時間労働の是正や、年次有給休暇(年5日)取得の義務化など、勤怠に関する内容が盛り込まれました。これにより、法令に沿った勤怠管理が求められています。

勤怠管理システムには労働基準法労使協定(36協定)に対応するものもあり、打刻漏れや勤務時間の超過があるとアラートが鳴る、規定の勤務時間を超えそうになると通知が届くようにもできます。

労働基準法など法令に違反しないような勤怠管理システムを選ぶことも、重要なポイントのひとつといえるでしょう。

テレワークの勤怠管理におすすめ管理システム5選

テレワークの勤怠管理に便利な管理システムを5つ、特徴とともにご紹介します。導入の検討をされている際に参考にしてください。

jinjer 勤怠

jinjer 勤怠_在宅勤務のテレワーク
jinjer 勤怠_在宅勤務のテレワーク

PCやスマホはもちろん、チャットツールやAppleWatchなどのデバイスからも打刻できるのが特徴です。GPS機能もあります。36協定に基づいて異常値の検出、勤務時間の超過を自動通知もできます。

また、勤怠だけでなく予算の進捗管理や、AIで笑顔判定してモチベーションを計測したり、従業員の勤怠データをもとに個別の傾向などを分析したり、個性的な機能があります。

URL:https://hcm-jinjer.com/kintai/

ジョブカン 勤怠管理

ジョブカン 勤怠管理_在宅勤務のテレワーク
ジョブカン 勤怠管理_在宅勤務のテレワーク

クラウド型勤怠管理システムでは、業界ナンバー1を誇ります。ICカード打刻や静脈での生体認証による打刻、GPSなど打刻方法が非常に多彩です。

働き方改革法に対応しており、社会保険労務士が監修した機能が充実しているのが特徴。さらにシフトや工数の管理までできます。勤務状況を自動集計し、会計・給与ソフトとの連携も可能です。

URL:https://jobcan.ne.jp/

KING OF TIME

KING OF TIME_在宅勤務のテレワーク
KING OF TIME_在宅勤務のテレワーク

残業や有給休暇など自社の就業ルールに則して設定することができます。出退勤打刻の時間はリアルタイムで自動集計し、オンラインで申請承認のやり取りも可能です。

サポート体制が充実しており、月に何度でも無料対応が受けられます。連携できるシステムも多く、マネーフォワードクラウド給与やLINE WORKSなどはAPIシステムでスムーズに連携して利用できます。

URL:https://www.kingtime.jp/

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠_在宅勤務のテレワーク
マネーフォワードクラウド勤怠_在宅勤務のテレワーク

「働き方改革をサポートする勤怠管理システム」を謳っており、有給休暇の取得義務や、残業時間の上限規制などに対応しています。

基本勤務制だけでなくシフト制、裁量労働制、フレックスタイム制など、さまざまな就業ルールでの勤怠管理が可能です。異動履歴も管理でき、組織改編前後の運用がしやすくなっています。

URL:https://biz.moneyforward.com/attendance

IEYASU(イエヤス)勤怠管理

IEYASU(イエヤス)勤怠管理_在宅勤務のテレワーク
IEYASU(イエヤス)勤怠管理_在宅勤務のテレワーク

初期費用、月額費用0円で、すべての機能を利用できるベンチャー企業のために開発された勤怠管理システムです。普段使用しているSuicaなどの交通系ICカードや社員証などをかざすだけで打刻できます。

日次勤怠はもちろん、残業や休日出勤の申請・承認機能もあり、月単位でも申請と承認がおこなえます。また、日報機能もあるため業務を見える化し、効率化・労働生産性の向上にも役立ちます。

URL:https://www.ieyasu.co/

テレワーク導入の勤怠管理システムまとめ

最近は勤怠管理システムも増えてきており、それぞれさまざまな打刻方法が採用されていたり、ほかのソフトと連携したりできるなど、機能も充実していて使いやすいものが多いです。

テレワークでの勤務時間を確認するだけでなく、時間を超過していないか、休暇を取得できているかなども管理できるので、導入することでこのような管理の手間も削減できるでしょう。

操作も簡単なものが多く、従業員の負担にもなりにくいので、一度トライアルで導入して使いやすいものを導入してみてはいかがでしょうか。